Bedrijfsvoering ondersteunt effectief de realisatie van de doelen van de gemeente

Prestatiedashboard

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering ondersteunt effectief de realisatie van de doelen van de gemeente

Wat willen we bereiken?

Wat gaan we daarvoor doen?

Behalen we onze doelen?

Doel

Prestatie

Inhoud

Financiën

Planning

Risico's

1 Eigentijdse en gastvrije dienstverlening

1.1 We digitaliseren de dienstverlening

1.2 We geven direct en goed antwoord

1.3 We werken transparant en betrouwbaar

1.4 We zijn goed telefonisch bereikbaar

1.5 We monitoren de dienstverlening

1.6 We vernieuwen de gemeentelijke website

1.7 We communiceren in heldere, eenvoudige taal (Taal van de Stad)

2 Onze organisatie is in control

2.1 Onze interne beheersing is steeds meer op orde

2.2 We werken continu aan risicomanagement

2.3 We versterken de beleidscyclus

2.4 We versterken de interne beheersing

2.5 We versterken ons inkoopbeleid

2.6 We werken aan privacy en informatiebeveiliging

2.7 Juridisch advies en juridische kwaliteitszorg

3 Digitale transformatie

3.1 We borgen de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de informatiehuishouding

3.2 We borgen beheer en doorontwikkeling van onze informatiehuishouding

3.3 We faciliteren informatiegestuurd werken

4 We werken samen aan het Apeldoorn van morgen

4.1 We leveren vakmanschap

4.2 We tonen Innovatiekracht

4.3 We zijn betrouwbaar

4.4 We werken samen

5 Onze huisvesting is duurzame en toekomstbestendig

5.1 We werken in een duurzaam en toekomstbestendig stadhuis, dat voldoet aan de 1,5 meternorm.

5.2 We faciliteren de nieuwe werkomgeving bij de Samen055-locaties.

Toelichting

1.1 t/m 1.7:
Voor 2021 is 50.000 euro beschikbaar voor het "programma" Dienstverlening.
Hierbij de claim om het budget dat eind 2021 resteert mee te nemen naar 2022. Bv. voor een vervolgonderzoek telefonische bereikbaarheid in 2022 en andere niet structureel gedekte lasten.

1.1:
Inwoners die hun digitale vaardigheden willen ontwikkelen kunnen bij CODA gratis de cursus Digisterker volgen. Deze cursus wordt mede mogelijk gemaakt door de gemeente. Vanwege corona kon CODA de cursus Digisterker in 2021 niet geven. Wel konden inwoners met een stap-voor-stap uitleg van Digisterker zelf aan de slag. Als zij daarbij vragen of extra uitleg nodig hadden, dan konden zij daarvoor contact opnemen met CODA.

1.6:
De nieuwe website wordt in 2022 opgeleverd.

1.7:
We hebben een zeer geslaagde pilot uitgevoerd met Klinkende Taal, een tool in Word waarmee je je brieven op B1 niveau kan krijgen. De schrijfwijzer wordt herschreven in 2022.

2.1:
·   In 2021 hebben we de eerste 4 projecten afgerond om het fundament te leggen om de basis op orde te krijgen. Dit betekent dat administraties juist, tijdig en volledig zijn en dat dit ook blijkt uit de interne controles die we uitvoeren. In het eerste half jaar van 2022 staan de volgende 6 projecten ingepland. Dit vergt een forse inspanning in een integraal multiproject (FIV) waar in ieder geval 5 afdelingen volop aan mee werken.
·   In 2021 hebben we een start gemaakt met een interne rapportagesystematiek die aansluit bij de nieuwe organisatie. Hierin zijn doelen, prestaties, ontwikkelingen, risico’s en financiën met elkaar in verbinding. Dit stelt het management in staat om daadwerkelijk bij te sturen. We hebben een vernieuwde Turap opgeleverd die meer visueel en beknopter van vorm was en waarmee de raad makkelijker kan sturen.
·   De 2de lijn controlfunctie is in 2021 verder versterkt en is zichtbaar ingebed in proces en procedures. Dit is een leerproces wat In 2022 vergt dit nog meer werk vergt.

2.2:
Conform het beheersplan zou er eind 2020 een evaluatie uitgevoerd worden op basis waarvan we de stappen op punt 3 kunnen bepalen. Zowel in 2020 als in 2021 hebben de voorbereiding op de reorganisatie per 2021 en de Coronapandemie veel capaciteit gevraagd, waardoor we nog geen evaluatie hebben kunnen uitvoeren en we nog geen vervolg hebben kunnen geven aan de doorontwikkeling van risicomanagement. We hebben de evaluatie doorgeschoven naar 2022. Inmiddels is opdracht gegeven aan een extern bureau om ons te helpen hierin door te ontwikkelen en opgedane kennis en uitkomsten te borgen.

2.3:
Conform het beheersplan zou er eind 2020 een evaluatie uitgevoerd worden op basis waarvan we de stappen op punt 3 kunnen bepalen. Zowel in 2020 als in 2021 hebben de voorbereiding op de reorganisatie per 2021 en de Coronapandemie veel capaciteit gevraagd, waardoor we nog geen evaluatie hebben kunnen uitvoeren en we nog geen vervolg hebben kunnen geven aan de doorontwikkeling van risicomanagement. We hebben de evaluatie doorgeschoven naar 2022. Inmiddels is opdracht gegeven aan een extern bureau om ons te helpen hierin door te ontwikkelen en opgedane kennis en uitkomsten te borgen.

2.5:
Als gevolg van een aantal personele wijzigingen, is kennisborging binnen het team een aandachtspunt. Aandacht ligt momenteel op continuering van lopende aanbestedingstrajecten. Structureel verbeterproces start hierdoor pas in Q3.

2.6:
Ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy zijn niet alle voorgenomen doelen bereikt in 2021. Dit heeft vooral te maken met een tekort aan capaciteit voor beide onderwerpen in de organisatie en wisselingen in bezetting.  Doelstellingen uit 2021 die nog niet afgerond zijn, pakken we op in 2022.

3.2:
De invoering van de Omgevingswet is uitgesteld van 1 januari 2022 naar 1 juli 2022, de werkzaamheden daarvoor waaronder de aansluiting op het DSO zijn daarop aangepast.

4.1:
Om vakmanschap te kunnen leveren is het (ook) nodig dat onze medewerkers flexibel, vitaal en gezond zijn. Onderdeel van deze prestatie is het ziekteverzuim. In 2021 bedraagt het gemiddeld jaarverzuim 5,3% daarmee hebben we de norm van 4,9% niet gehaald. Vergeleken met het ziekteverzuimpercentage in 2020 is het verzuim gestegen. Echter i.v.m. Corona en het thuiswerken was het ziekteverzuim in 2020 erg laag. Het verzuim ligt in 2021 op hetzelfde niveau als in 2019. Het positieve effect van thuiswerken lijkt inmiddels verdwenen en de negatieve effecten worden steeds groter. Het psychisch verzuim is 45% van het totale verzuim. Dit betreft een landelijke trend en wordt mede veroorzaakt door het feit dat re-integreren op afstand lastiger is en dat er veel wachtlijsten zijn voor (psychische) behandeling.

4.3:
Onderdeel van deze prestatie is het voeren van Resultaat & Ontwikkel (R&O-)gesprekken. In het R&O-gesprek maken medewerker en leidinggevende afspraken over de resultaten en de ontwikkeling van de medewerker. Omdat het aantal gesprekken dat is vastgelegd in het dossier (geregistreerd) achter blijft, kleurt deze prestatie rood. In 2021 is bij 45,7% van de medewerkers een R&O-gesprek vastgelegd in het dossier. Het voeren van de gesprekken en het vastleggen in het dossier heeft de volle aandacht. Er wordt gewerkt aan het beschikbaar stellen van betrouwbare sturingsinformatie o.a. over de R&O gesprekken.

5.1:
Er is een nadeel op de kosten rondom het stadhuis van - €276.000. Dit nadeel betreft o.a. eenmalige kosten m.b.t. de schoonmaak, corona, onderhoud en overige incidentele uitgaven (oa. ontruimingsinstallatie en extra camera's). Ook is er een structureel nadeel op de beveiliging. De inrichting van het vernieuwde stadhuis met open balies vraagt om meer beveiliging voor een gevoel van veiligheid. In de VJN 2021 is hiervoor een structurele claim ingediend van € 110.000.

5.2:
Er is een financieel voordeel op de exploitaties van deSamen055-locaties van €398.000. Dit jaar is de 3e locatie (Zilverschoon) opgeleverd. De 4e (en laatste) locatie Julianakwartier wordt opgeleverd in het voorjaar 2023. In 2021 zijn de kosten van huisvesting daardoor nog lager en ontbreekt er een deel van de huuropbrengsten. Dit betreft een eenmalig voordeel.

Deze pagina is gebouwd op 05/24/2022 18:07:57 met de export van 05/24/2022 15:56:14