Het college heeft een systeem van interne beheersing ingericht dat het mogelijk maakt de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording op te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Zoals in de rechtmatigheidsverantwoording aangegeven, zijn er geen afwijkingen geconstateerd die in totaal uitkomen boven de verantwoordingsgrens.
Tijdens de interne controle zijn er wel individuele afwijkingen gesignaleerd onder die grens. Met de raad is afgesproken dat geconstateerde afwijkingen boven € 200.000 worden toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf.
In dat kader meldt het college dat er voor € 715.000 (exclusief getrouwheidsverantwoording) aan lasten is geconstateerd (jaarlast 2021) waarvoor het contract niet conform de EU-aanbestedingsrichtlijnen tot stand is gekomen.
Naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen
Door de Verbijzonderde Interne Controle is een totale fout van € 715.000 geconstateerd. Hiervan heeft € 274.000 betrekking op vier nieuwe contracten in 2021.Het resterend bedrag € 441.000 wordt veroorzaakt door contracten die reeds in voorgaande jaren als onrechtmatig zijn beoordeeld en nog doorlopen in 2021. Deze fout blijft binnen de door de Raad bepaalde grens van 1% van de totale lasten.
De VIC constateert dat nog erg gesteund wordt op controles achteraf (door de derde lijn) om de rechtmatigheid van aanbestedingen aan te tonen. De uitdaging voor de komende periode is om de beheersing in de eerste en tweede lijn op orde te brengen. De volgende zaken zijn hiertoe de komende periode binnen de gemeente onder de aandacht als onderdeel van Het Multi-project Informatievoorziening FIV (Financiën, Inkoop- en contractmanagement en Verantwoording):
- De verdere inrichting van de eerste en tweedelijns beheersing waarbij de betrokkenheid van team Inkoop/ aanbestedingsspecialist op aanbestedingsdossiers van belang is.
- Het completeren van een centrale contractregistratie en het treffen van adequate waarborgen omtrent het actueel houden van het contractenregister. Binnen het deelproject gegevensbeheer wordt verder gewerkt aan de realisatie van o.a. de kernregistratie contracten.
- Centrale registratie van aanbestedingsdossiers en het treffen van waarborgen rondom volledigheid van aanbestedingsdossiers.
Rechtmatigheidsbevindingen vanuit de getrouwheidscontrole van de accountant
De accountant heeft tijdens de controle ook afwijkingen geconstateerd in relatie tot rechtmatigheid, boven de gestelde rapporteringsgrens van € 200.000. Deze afwijkingen hebben betrekking op de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden in relatie tot getrouwheid. Deze ongecorrigeerde correctie voor ‘getrouwheid’ is ook een bevinding voor rechtmatigheid. Volledigheidshalve vermelden we deze fouten en onzekerheden ook in deze toelichting.
- € 2.499.000 ongecorrigeerde fouten voor getrouwheid is ook bevinding voor rechtmatigheid.
- €1.921.000 ongecorrigeerde onzekerheden voor getrouwheid is ook bevinding voor rechtmatigheid.